文字工作的运行是指公文在机关各环节制发、传递和管理过程。机关文字工作保持一个合理运行节奏，有利于提高公文质量和效率，提高办事效率，以较低的行政成本，较好较快地达到行文目的或行政目的。凡从事机关文字工作的同志，不论是具体工作人员还是领导者，对文字工作的运行都应给予应有的重视，特别是应当把掌握好文字运行的节奏，当作一项重要的事抓好。

    机关文字工作的运行，一般讲要讲求时效性。公文的法定效力与时间有非常密切的联系，运行速度快慢必然影响公文的时效。这就要求机关文字运行必须快速、准确、保密、优质，我们都要遵循这是个总的原则。但是并不是所有的文字工作都追求一个快字，要根据文字任务的实际情况来确定。实践证明，文字工作运行节奏慢，容易造成工作拖拉、精力分散、办事效率低，乃至误事；但不顾实际情况运行过快，也容易造成公文针对性差、逻辑结构不合理等问题，很可能最终由于质量差反而降低了工作效率。因而要统筹兼顾，因文制宜。

    保持机关文字工作运行有一个合理的运行节奏，关键是要分清轻重缓急及文字类别，确定适当的运行程序，当快则快，当缓则缓，快缓结合，突出所要表达的中心问题，以达到高质、高效的运行目标。把握好运行节奏，应注意把握好轻重缓急的原则、区分文字类别的原则、科学程序的原则、综合运筹的原则。

一、按照轻重缓急原则运行

    区别轻重缓急，是文字工作运的最基本的要求，也是文字工作必须把握好、坚持好的主要原则。实际工作中我们深有体会，机关文字工作如同其它工作一样，分清轻重缓急才能有效地把握好运行节奏，提高工作效率。

（一）轻事快办。所谓轻，这里是指一般性的、不牵动大局或工作量较小的文字工作。如：“会议通知”、“会议记要”、“函”等，以及转发来文等文字工作。这类文字工作，由于投入精力相对比较少、工作量不大，工作难度比较低等特点，应坚持速来速办，来则即办，突出一个“快”字，抓紧完成。

（二）重事稳办。所谓重，是指公文内容涉及一个地区或一项工作在一定时期内对全局有重大影响的文字工作。例如：经济发展规则、经济结构调整意见、工作安排等涉及长远和宏观决策等问题的各种文件。对这类文字工作，本人认为其实际意义上已经超出了单纯的公文起草和办理的范筹，其工作过程实际上已经是一个决策和指挥运筹的过程。从这个意义上来讲，对这类文字工作除特殊情况外，一般不宜过快，应有一个缓冲的过程，也就快中有慢。这个缓冲的过程，就是给起草人一个思维的机会，也就是有一个对事物分析、认识、构思和细致成稿的时间。当然，在这种情况下，慢不是无限度的，是紧中之缓，一旦思考成熟就应迅速成文。

（三）缓事求快。所谓缓，是相对急而言，是时间上要求并不急的文字工作。但缓并不是无条件的缓，任何事情要是无限制地缓下去，必将一事无成。工作中时常有一些文字工作涉及的内容比较重要，对这类文字工作，原则上也应当快办，但也要慎重，要按科学程序来，避免出现操之过急的倾向。我们所讲的缓，并不是慢节凑去办，而是因为往往这类文字所要表达的事项，其涉及的许多问题还不具备解决的条件，或是提出的时机还未成熟，或者对其分析考虑得还不完善，若是急于成文、发送出去可能出现不利的情况，甚至造成决策失误。对这类文字材料，应坚持缓中求快，即加强对事物及相关因素的分析研究，搞好综合协调，做好相应的基础工作。在具备的充分条件的基础上，一旦时机成熟就要快速成文发送。

（四）急中求妥。所谓急，是指对时间要求比较紧的文字工作。对此应快办速办，不要误了时间。但应把握好两个问题，一是处理好“形”和“神”的关系。切不可因为时间要求比较急就粗技大叶、疲于应付，而是要抓住其工作的核心问题行文。在特别急的情况下，应当把握一个原则，就是在保证格式基本得当，文字基本准确的前提下，突出所要表达的中心，把事理讲清讲明。实践证明，这是涉及急件情况下处理问题的核心环节。形神兼备是总的要求，若是时间太急，宁肯文字粗糙一点，也要把事讲清楚。二是处理好急和“静”的关系。在急中应当保持冷静，尽可能开拓脑筋多调动平日积累的资料和掌握的一些具体情况来搞好文字运筹。特别强调注意的一点是，不能因为领导比较关心关注某个问题就头脑发热，言过其辞，应坚持工作的连续性，不能急中出乱，提出一些不合实际的要求或自身一时做不到的事情。在此有件事值得一提，机关文字工作者应具备随机应变的能力和深厚的文字功底，一旦有紧急任务能够迅速起草成文。

二、按照文字类别要求运行

    按照文字类别要求运行也就是按照各文种的特点来组织运行。不同文种的公文客观上也有不同的运行要求，这一点对长期从事机关文字工作的同志来讲显而易见。如“通知”与“工作报告”，“请示”与“汇报稿”，“决定”与“会议纪要”等，不仅在文种格式上完全不同，而且对象不同、内容所包含的容量不同，文中的理性思维相差也甚远。因而在组织撰写各种文字材料时，应当十分注意文章的内在要求，针对不同类别来选择运行方式、确定工作节奏快慢。

（一）对政策明确、运筹有备、时机恰当、内容成熟的，并且格式要求简明的一般性公文，要按照“简、明、快”的原则、采取快速运行的方式。“简”就是按照公文格式要求简捷凝练，不做拖泥带水作通遍长论；“明”就是突出主题，深化主题，把事情讲得一清二白；“快”就是从构思起草、修改校对、审核办文及发送都要保持一个快节奏，不误时机。

（二）对具有法定约束力，需进行调查研究、反复推敲和综合协调后方能完成的一些内容较为复杂文字材料，要采用快中有缓、快缓结合、按程序办理的运行方式。例如，起草“条例”、“办法”、“意见”等。这类文字材料大都有较强的思想性和政策性，有较强的影响力和行政约束力，对工作大局有重大影响。对这种文字材料，若是考虑不够成熟，思想观点不够正确，脱离实际，脱离现实，可能造成较大的负面效应。因此，运行这类文字应有足够的运筹时间，做好各类非文字性的工作准备。正如前面讲到的，要有一个思维和考虑的过程，也就是有一个思想认识统一和升华的过程。若是讲快，应在各个环节中抓紧抓好调查、协调等工作，把快字放在对问题的思想认上，放在政策的协调上，放在文字的起草、整理上，放在定稿后的办印发送上。这样看上去运行可能缓一些，但是这样形成的文字材料会更忠于客观实际，符合事情运动规律，最终讲起来还是要快得多。否则的话，材料仓促出马，可能会产生反作用，欲速则不达。

（三）对一些需归纳总结提练，了解事物真实细节，并且最终要向社会公开宣布的文字材料，在对问题把握不准的情况下，运行节奏也不宜过快。如对某个问题的“调查报告”和“情况反映”、某个方面工作先进“典型材料”、宣传先进单位和个人的“讲演稿”等，为把握准确，符合实际情况，必须进行多方位调查，充分了解发展过程，以及许多细节问题，这些客观原因就决定了这种文字材料运行的节奏不宜过快。否则，会出现与事实不符的问题，影响行文主体的威信，到那时再要是想消除不良影响又要费更多的周折。

（四）对一些有时间规律又必须例行的文字材料，例如“总结”、“述职报告”、“工作安排意见”以及“讲话稿”等等，其运行应在慢中求快。这类文字材料大都有一定的时间规律性，总是在一个比较确定的时间成文和使用，并且有比较固定的格式。这类文字材料某种意义上说，当前一个完成之后，就意味着后一个的运行启动，因而运行时间较长，可以说这就是慢的含义。还有些是在上级机关开会或部署安排之后，需要会议贯彻落实用的文字材料。对这类文字材料，由于从上级会议结束后到下级召开会议有一个时间差，或上级某个文件要贯彻下去也需事先吹风，因而相对而言也有较富裕的时间，比较而论也是属于慢的材料。所谓慢中求快，就是对这类文字工作应该在平时多注意总结、归纳、观察、积累、构思等活动，提前一定时间就在头脑中运筹好起草工作，并且注意瞻前顾后，随时不断吸收有益的意见进行修改，有备而来，到时迅速高质量成文。

三、按照科学程序规范运行

    遵循必要的合理的程序来运行机关文字工作，是保证公文质量和效率举足轻重的环节，这也是机关工作走上制度化的一个重要方面。

（一）按照科学程序运行，需要有制度来保证。关于机关文字工作的运行规章制度，党中央和国家中央机关都曾经做出一些规定，目前已逐步将机关文字工作纳入制度化和法制化的轨道。早在１９８９年，中共中央办公厅以２７号文发布了《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》，１９８７年国务院办公厅以９号文发布了《国家行政机关公文处理办法》，并相继发布了《国家行政机关公文处理条例(草案）》以及《国家机关公文格式》等一系列规章制度。这些规章制度对机关文字工作的运行确定了比较清晰的环节和顺序，为各级党和国家机关的文字工作提供了法定的遵循依据。贯彻党和国家中央领导机关的规章制度，各机关都要理解这些规定的中心的含意和实质，建立和完善机关文字工作运行的规则和规范，并以此建立起正常的良好的文字运行制度。

（二）按照科学程序运行，要按制度把好公文审核关。一般每个机关都必需明确一个主管文字工作的内部机构，有负责把关的领导或负责人，这是一个机关把好公文审核关的关口。把好公文审核关，重点是把好五个方面。

    １、确定有没有必要行文，大力压缩发文数量和份数，把好行文关。把好这个关，要认真按照中央关于大力压减文电，克服“文山会海”的指示要求，对可发可不发的坚决不发。凡部门自行发文能解决的事项不以上级机关名义行文；凡会议上已经部署的工作，不再重复行文部署；除法定正式会议上的工作报告外，领导在一般会议上的讲话不再以正式文件转发。贯彻上级文件精神，如没有实质性的贯彻意见，可不再发文件，应采取翻印的形式下发；凡适宜公开见报或在内部刊物上登载的典型经验、各级各类工作会、座谈会、专业会议纪要等，可不发正式文件。要控制发文范围和制发份数，文件印制份数应根据文件内容确定，除少量普发文件固定份数外，其他文件应根据实际情况从简确定，无关单位尽量少发或不发。

    ２、审查是否符合国家法律法规，纠正措辞提法上的不当之处，把好政策法规关。要确保所有公文的内容不与国家法律、法规相抵触，必须符合党和国家的方针、政策。特别是国家行政机关公文在涉及党的机关、人大机关，法院、检察机关时，在提法上、内容上必须严格按照宪法、法律和党章的规定执行。要确保公文内容与现行政策有无矛盾。公文涉及的政策性问题应保持原有政策的连续性、一致性。正式公文内容对现行政策作调整，作出新规定的同时，应与原规定应相衔接，即对原规定如何处理有明确交待，或废止或停止执行等。还要检查文件的政策规定是否明确，是否切实可行，具体操作是否存在问题等。

    ３、核定事项是不是属实，改正与客观事实不符的错误，把好内容关。正式公文不同于其他文体的文字材料，内容必须真实有据，情况可靠，数字准确无误，思想观点正确。必须坚持事实求是的原则，无论运行到什么环节、经过哪些人，只要发现问题都要提出修改建议和建议，把文字工作同一个时期的中心任务结合起来去运行，反映新情况，解决新问题。公文内容中的提法要妥当，措施要求符合实际，切实可行，切忌似是而非。

    ４、检查文理是否通顺，排除文意上的障碍，把好文字关。公文文稿要结构层次条理清晰，文字简洁明快，语言准确凝练，遣词用字讲究，词法、句法、章法及语气得当，上下语句、段落合乎逻辑，标点符号使用正确。

    ５、审定公文格式得当与否，纠正技术错误，把好格式关。仔细审查文稿的构成情况，避免遗失公文要求上必不可少的部分。查看文种使用与公文内容要求是否一致，行文方向是否正确，标题、文号、主题词、抄送单位等技术方面是否符合规范。

四、按照综合运筹组织运行

    综合运筹是机关文字工作中常用的工作方法，也是机关文字工作科学的工作原则。在机关工作中，我们会常常遇到若干文字材料需要同时拟稿或办理的情况。怎样组织有关人员去完成各项任务，也是机关工作中面临的一个课题。这个问题实际上已超出了一般文字撰写的范畴，是组织领导的问题，应运用行政领导学的原理和方法去运筹。搞好这样的综合运筹，实际上要按照人员的群体素质结构和文字材料的轻重缓急去合理组织安排。主要方法有以下四种。

（一）区分智能层次分工

    智能是指人们获得知识和运用知识、经验解决问题的能力。智能与人的年龄、知识和经验有很大关系，但是这不等于说，拥有许多知识就有了较高的智能。一般来说，知识是智能的基础，一个人如果缺乏必不可少的知识，就不可能具备相应的智能。但知识毕竟不等同于智能，只有知识而不会运用这些知识去解决问题，就是不具备应有的智能。同样，年龄和经验也不同于智能。一个人岁数大一些，有许多经验，但是不能把这些经验运用到实践中去，不能创造性的去工作，同样是智能的层次不高。人的智能总的来说，主要包括自学能力、研究能力、思维能力、表达能力、组织能力和创新能力。因而在组织机关文字工作中要根据人的智能水平去合理分工，承担不同的任务。应当看到，人的智能是各式各样的。按照人才学的研究，人有发现型、再现型和创造型之分。因而在工作中也应当按照不同类型合理分工。发现型人才善于观察，长于研究，可以从不寻常或复杂的现象中产生灵感，发现问题。对这种类型的人，要让他们承担那些具有分析研究性质的文字材料，从错综复杂的新情况、新矛盾、新问题中寻找把握住事物的本质，把握形势发展的趋势。再现型人才善于操作，长于表达，可将科学的发现进行成功的再现。如果说前一类型的人材善于把现实上升为理论，那么这种人材就是善于把理论变为现实。对这类人材在机关文字工作中要让他们承担起那些已具备比较成熟的理论，主要是怎样将其运用到实践中去，更好地安排部署、指导工作一类的文字材料。创造型人才，勇于探索善于创新，能够在前人的经验和已有的理论基础上有所突破，有所前进。对这种类型的人才，要大胆地让他们承担起那些具有创新性、探索性内容的文字材料，给他们一个能有突破的舞台，使他们所表现的文字材料反映出新的精神面貌。

    按照人的智能水平进行分工，还要注意把那些智能层次较高的人安排在某些文字工作的先期和后期使用，使他们利用自己的综合能力去把握文字材料的总体结构，把握文字内容的政治性、思想性、逻辑性和所表达的理性水平，突出主题和观点，解决那些文字材料中的技术问题，确保文章的质量。对那些智能水平相对较低的人，应让他们参与基础性的文字工作，参与中期工作。比如资料的积累、文稿的草拟、思维的发掘以及众多常规性的文字工作。从培养人才的角度来讲，应处理好可行性和挑战性的关系，应让他们承担一些略高于本人实际智能水平要求的文字工作。这样一方面可以使那些智能水平较高的人有更多的时间和精力做好精加工、深加工的文字工作，同时通过传帮带，还能让那些智能水平相对较低的人得到锻练，增长才干。这种做法已在实践中取得了较好的效果，一大批新秀也是通过这种方法应运而生。从理论上讲，也是符合目标管理的原理。

（二）依据专业特长分工

    随着现代科学技术和社会化生产的纵深发展，学科和专业不断分化，分类越来越细，分支越来越多，加上各学科之间相互渗透和相互交叉，产生了许多交叉学科、横断学科、边缘学科和综合学科。据统计，仅现代自然科学和技术科学，目前就已经分化为２４００多门学科。现代科学技术的高度分化和高度综合，使知识总量迅猛增长，从而知识陈旧率大为提高。在这种情况下，不管人如何勤奋学习，即使知识面很广，专业基础非常扎实都不能成为真正的“通才”，机关工作人员中，一般有不同专业特长的人组成，应当发挥他们的综合优势，发挥工作群体的专业结构优势。也就是说，人的知识总是有限的，不很全面很精通，只有把机关中不同专业知识的人搭配使用，形成专业知识的互补结构，机关文字工作才能取得优良的进展。这种分工要根据所写文字材料的性质、工作职能和具体人员情况来确定。例如，运行综合性文字就应该从整个机关各部门、各单位选择业务熟，专业知识掌握较好，文字表达能力较强的人，组成一个班子，在统筹考虑合理分工下分头运作，最后再统一起来，集中反复修改，就容易取得事半功倍的成效。这种文字运作方法，常常运用在“政府工作报告”，各部门年度“工作报告”，“工作意见”等大型综合性、全局性、指导性比较强的文字材料的运行上。又如机关部门中，在人手选择余地比较小的情况下，更应该运用这种分工的方法，让懂经济的人侧重经济方面，让懂技术的人侧重技术方面，让熟悉管理的人侧重管理方面，让文字功底好的人去把文字技术关，这样分工下形成的文字材料会把问题写得更准确一些，质量和效率都会大大提高。

（三）考虑工作分工连续性

    机关中的每一个人员都应有一个比较确定的工作分工，这是管理科学的一个基本特征。机关文字工作的运行，必须考虑到这些特点。每个类别的工作都分为若干项来进行，而不论哪项工作都有一个从开始到结束的过程。适应这个过程是文字工作的基本要求。举例子讲，行政决策就分为“四段八步”即，明确问题、确定目标；调查预测、拟定方案；评估选优、确定方案；实施反馈、修正完善。某项决策一旦列入议事日程，就要基本上纳入工作的连续性来考虑，把职能写作与授命写作结合起来。也就是说由于工作的分工相对比较固定，从事该项工作的人了解整个过程，知道其中的细节，也知道其中存在的哪些问题，有哪些工作设想和安排，对该项工作的内容最了解，因此在机关文字工作运行中，必须考虑由熟悉这项工作的人承担。这主要在两个方面，一是在人员的安排上，要注意让承担某项工作的人承担或参预相应的文字工作，这样更容易反映出客观具体、详细的情况。二是在工作的运行上，应根据某项工作的进展特点，确定相对固定的人员延续文字工作，把不同阶段的情况进展以及工作要求能够连续地反映出来。一般情况下，应避免人员和工作安排上的大的变动或者跨越。

（四）个体与群体分工相结合

    在机关文字工作中必须发挥每个人的优势，也必须发挥群体的综合优势，这一点非常重要，但这并不是说所有的文字材料都要用群体的方式去完成。我们在机关文字工作中应注意避免两种倾向，一个是片面追求群体形式，认为这样可以保证工作质量。这只是看到了问题的一面，即群体形式可以保证文字工作质量，可是往往因为群体工作形式涉及很多方面的沟通问题，有时难以保证高效运行。另一个是偏面强调“高手”的作用，认为让“高手”承担起来就高枕无忧了。其实，所谓“高手”都是在一定领域内技高一筹，其他方面则不然，因此不能把文字“高手”看成万能的，把文字工作统统归由一个人承担。对不同的文字材料要针对其特点，分别取用个人承担、群体承担和个人与群体相结合的方法去运作。对于比较简单的一般性的文字材料，可采用个人承担的办法；对于政策性、全局性、指导性较强，对某一方面工作有全局指导性的文字材料，则应当采用群体共同研究的方法；有时对一些“情况反映”，“工作汇报”等由许多单项内容汇总起来的文字材料，可采用个体分头起草，集体研究修改的方法。具体采取哪种形式，要根据工作要求和每个人的情况来确定。

    总之，组织文字工作的运行，除了按照规定的程序以外，其它方面没有固定的模式，关键是区别不同情况，综合运筹。俗话说：兵无常势，水无常形。组织机关文字运行于此相似。从这个意义上讲，组织好机关文字运行，超出了文字材料写作的范畴，不再是单纯的文字工作，实际上是用人和组织领导问题，属于领导学的范畴，应当运用各种领导艺术去组织工作。