常用一般公文（这里指非法定规范公文）种类繁多，对机关工作人员不一定都要求非常熟练掌握，但是几种使用频繁、与领导和管理活动密切相关的公文，还是应当花一些力气，尽量能够掌握，运用自如。特别是与工作有关的各种会议上的讲话稿、工作计划、调查报告、简报、信息等公文，都应当好，这也是做好本职工作的基本要求。

一、讲话稿

    讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件，反映会议的主要精神。

（一）领导讲话具有三个特点

    一是权威性。讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出的指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同，讲话的权威效果也不同。二是思想性。领导讲话一定要有理论色彩，要能以马列主义的理论为指针，阐述所进行的工作的意义，以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考，去总结，通过自己的思考和理解去分析问题，去说服人。这样才能打动听众，让人接受，共同与你去实行。三是鼓动性。统治者要达到某种政治目的，要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿，要注意鼓动、激励作用，针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论，才能取得成效。

（二）起草领导讲话要处理好三个关系

    一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，居高临下发号施令，危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚，能很快沟通，大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿，不仅要言之成理，还要善于把“理”说白说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。

    二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，没有一点灵活性，也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段，还必须讲求一些现场效应，努力与听众产生共鸣，才能起到应有的作用。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的艺术魅力，而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的，需要灵活运用，以使领导讲话丰富多彩，独具魅力。

    三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，只有将说理性与通俗性结合起来，才能使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻，首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法，掌握语言表达的技巧，并能在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。

（三）起草领导讲话应注意三个问题

    １、避免雷同。领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独劈蹊径会避免雷同现象，常常也会乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。

    ２、独树风格。领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格，这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的一种通病，即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事，当有人问起文章上的几句话的时候，起草人则说，这句话是谁的，那句话是谁的，这句是从那个文件上讲的，那句话是那个报纸上说的，问他哪句话是你的，他说那句话都有出处，没有我的，可见讲话成了拼字游戏；在篇章结构上，也常常是：帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往，形成了许多“套路”。这讲话四平八稳，毫无新意，使听众越来越没有耐心。其实，任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨，不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅逻辑严明、思路清晰，而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿，应当潇洒一些，讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系，可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力，是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格，职务特点，语言习惯不同，讲话风格也必然各具特色。为了较好地体现领导者的风格，给领导服务的秘书人员应相对固定，便于从深层次上处理好这个问题。

    ３、适当调剂。由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲任何都会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，台下有人开小会，有人收拾东西准备走，这样讲话就需要调剂情绪和气氛，即需要兴调剂情绪了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些“调剂品”，激发听众 的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。

二、工作计划

    工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

（一）各种工作计划特征和写作特点

    １、规划

    规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党和国家的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关专家学者的意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

    规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和由缘。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

    ２、设想

    设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

    设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。

    ３、计划

    狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

    计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

    ４、要点

    所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

    要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项。大项下分若干小项的写法，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

    ５、方案

    方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

    方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《山东省经济和社会发展总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

    ６、安排

    安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。

    安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

    方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

（二）写好计划的方法

    写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得设条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”较简单者“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。

（三）计划写作注意事项

    不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。

三、调查报告与会议报告

    调查报告和会议报告都属于非规范性公文，虽然行文方向和制发主体不同，但写作上有许多相似之处，也有比较固定的格式和写作手法。

    １、调查报告

    调查报告是为解决某项工作问题而调查分析情况，研究对策，向领导机关、有关部门作的报告；是某些机关、团体单位及其有关人员为了指导面上工作，对某一事件、某一问题或某一情况进行有目的调研，而后行成的书面报告。从而可以看出，调查报告有两种，一是主动报告。某项工作进展得如何，一个地区、一个部门、一个单位发生了什么大事件需要有关部门掌握、知道，都要及时写出情况报告。二是被动报告。领导因工作需要，安排人员就事某个方面、某个问题进行调查反映。调查报告的意义在于总结经验，在于发现、研究、解决新问题。所以，反映的情况要有选择，反映有意义的大事。

    调查报告是对某些情况的真实反映，因此不必以正式文件的形式发出，也无确指的受文单位，但都具有向上汇报、对下指导、平级交流这样三种功能和作用。调查报告既反映情况，又分析问题，而且还提出解决问题的意见。写法多为报告形式或类似总结写法，内容一般都较多。调查报告由于写作对象和目的不同，也可分很多种。从内容性质上分，有研究社会情况的，有推广典型经验的，有反映新事物的，也有揭露某些问题的；从调查对象上分，有围绕一个大问题进行多方面调查研究的综合调查报告，也有就一个问题一个对象或事件进行调查的专题调查报告。标题，一般有两种写法。一种是一般文章标题式写法，如《××企业腾飞之路》。另一种是公文标题式写法，如《×××××的调查》。正文，一般包括四方面内容：前言、情况、分析和意见（建议或对策）。（１）前言部分要简要地说明调查目的，调查时间，调查范围以及所要研究和报告的主要内容等。（２）情况部分，即所调查得来的主要内容或主要问题。这部分是调查报告的主体，容量较大，所以都要进行归纳，或以自然情况为序，或以内容性质的逻辑关系为序，分条列项地进行写作；每一大条都要有一个中心，或用序码标明，或用小标题和提示的方式来概括，以使眉目清楚。具体内容的写法主要是叙述，多用事实和数字说明，做到材料和观点相统一；表达上侧要灵活一些，或以观点带材料，或以材料带观点。（３）分析部分或指出性质或找出原因。这是调查报告的研究部分，要有针对性，要揭示实质。（４）意见部分是在研究分析的基础上所提出的解决问题的建议或对策，有的先展望一下事情的发展趋势，然后再提出对策，内容视具体情况而定。这四个部分不一定都要完全具备，因文因事而宜。

    我们经常遇到一种调查报告，主要用来推广典型经验或介绍新生事物，也叫典型材料。其格式包括标题、正文、署名及写作时间几部分内容。标题，如同调查报告的标题一样有两种写法。正文，由“前言”和“主体”组成。“前言”一般概括介绍调查对象的自然情况，要写得简明扼要。“主体”又分两部分内容：一是所调查研究的基本情况（多为成绩），二是取得成绩的原因（即措施或做法）。这部分既可先写情况后写做法，也可将成绩和做法写在一起。不管怎样法，具体内容的表达都以概述为主，用事实和数字说话，只在部分与部分之间的连接上使用一些论述。

    调查报告的写作不容易。因为它不仅容量较大，而且要对事物进行全面的分析、研究，从而提高人们的认识，指导面上的工作。这就要求其作者不仅要具有科学的世界观和方法论，而且要深入实际，掌握实情，同时还要具有驾驭题材、组织材料的能力。在具体写作时则应注意以下几点：首先，要实事求是。即在调查所得的全部材料中找出能揭示事物规律的结论，不论的成绩还是问题，不论不经验还是教训，不论是建议还是对策，都是实事是的结果，并据此来选用比较恰当的结构方式。决不能先入为主地用事先拟好的结论套用或改造事实，或者为了采用某种熟知的结构方式搞对号入座，去找材料甚至迁就某些材料。其次，要突出本质。即在众多的由材料得出的观点中选用最能突出事物本质的观点来说明问题，并据此来选择恰当的具有代表性的材料作论据。决不能眉毛胡子一把抓，不分主次，或以次充好。再次，要讲究方法。即在观点和材料的表述上要下点功夫，做到既要有观点，又要多用事实说话。要达到这个目的，以下几种表述方法可以借鉴。一是运用一组材料来说明一个观点。一组材料来说明的，全面而又有说服力。二是运用一种方法来说明一个观点。三是运用统计数字来说明一个观点。另外，还要善于表达，在语言表达上要善于提炼，既要用画龙点睛之笔来写观点，还要用通俗易懂的语言表现材料，忌用官话和术语。

    ２、会议报告

    会议报告即主要领导在有关会议上所作的“工作报告”，是会议的主要文件，也是一定时期终结时，主要领导人对全局工作进行总结分析并提出今后任务的工作报告。会议报告的写作目的都是向群众或上级领导报告工作情况，以取得理解和支持。会议报告是以领导者的身份报告全局的工作情况，除报告已有的工作情况外，要着重部署今后的工作，而且要有很大程度的形势分析。会议报告同工作总结在内容上也有相似之处，但总结的重点在于对前段工作的总结，会议报告的重点则在分析形势和部署任务。会议报告同领导讲话的区别在于，领导讲话的内容主要是领导就有关问题所做出的指示性的意见，而会议报告则主要是报告和部署工作。因此，会议报告是在全局性工作会议上需要代表整个组织或机构回顾工作、分析形势、部署任务时所使用的文件，而且是由主要领导人所作的。

    会议报告的写法。标题大致有两种写法：一种是一般文章标题的写法，概括出报告的主要内容，如毛泽东在陕北中央工作会议上所作的报告《目前的形势和我们的任务》，这类标题往往还要在题下加一个副标题“－－在××××会议上的报告”之类；另一种是直接写工作范围再加“报告”二字，如《政府工作报告》，题下标明报告时间和报告人姓名。会议报告的正文一般有三部分内容：一是简短说明会议的性质、任务和意义；二是着重总结前段工作，并在此基础上提出今后的任务、方针和政策等；三是强调意义，表明决心，发出号召。第二部分是写作重点，容量非常大。对前段工作的总结要全面而又概要，对今后任务（或初步意见）的提出要有分析、有见解、有原则性指示意见或基本措施。 会议报告的特点就是容量大，对全局工作既有实事求是的概括总结，又有现实而深远的指导意义，实际上就是一个工作部署和安排，写作上一定要下功夫。第一，要抓住关键，突出重点。这样会使主题鲜明而又深刻，产生强大的说服力和巨大的指导意义。第二，要层次清楚，观点鲜明。如总结部分列举一系列工作和实践步骤，然后再按内容性质不同总结原因和经验，任务部分则先进行分析，再按内容性质的不同分提出不同工作任务。这样写，层次清楚，观点鲜明，内容多而不乱。第三，语言准确，感情饱满。语言既不要像演讲那样口语化，也不像有些规范公文那样“刻板”。

    调查报告和会议报告的写作必须注意这样几点：１、思想上政治上同中央保持一致。凡中央正式形成决议、决定、指示的东西，就是既定的路线、方针政策，全国上下都要无条件地执行，不能唱反调。起草时要特别注意，报告的观点是否违背了中央有关文件，是否违背了国家的法律。当然，某些具体政策也是要调整发展的，有的也还需要在实践中继续完善，有不同意见可以也应该有组织地向上级反映，对新情况新问题也应当研究讨论，但要选择恰当的场合和方式。２、要有高度的原则性，要敢于坚持真理，不怕冒风险，要有责任心、事业心。３、明确报告对象，设身处地地处理材料。写报告要学会“假如”，“假如我是中央或省委、地委领导，看下边报告想看什么，不需要看什么；会上作报告想讲什么，不需要讲什么。”４、抓住要害，要有情况，有分析，有意见，有措施。５、文风庄重，准确精炼，开门见山，不要学生腔，耍花枪。写重要报告，要认真准备，反复修改，要群策群力，发挥集体智慧。

四、信息

    信息是下情上达的渠道，是领导决策的依据，搞好信息工作是为领导当好参谋助手的重要方面。提高信息写作质量，需要注意三个问题。

（一）注意抓好领导对信息的需求点

    １、抓重点，围绕一个时期的中心工作反映贯彻落实情况。目前，上级在安排部署一个时期的中心工作，都是以会议或重要决策的方式。本地区、本部门干部群众对某次会议精神、某项政策的反映、意见和要求；本地区、本部门贯彻落实所采取的措施，以及深入贯彻落实中取得的成绩、经验和存在的问题；政策本身存在问题，需要进一步完善；需要提请上级进一步调整；哪些方面的工作，政策还没顾及到，还需要作补充，等等，要及时反馈，以利于决策层进一步完善决策。在反映这类信息中，我们应当注意下级的动作和反应。

    ２、抓热点，围绕一个时期人们普遍关心的问题，反映干部群众的呼声、意见和建议。及时把干部群众共同关心的热点问题反映上去，使决策层从群众的议论中发现问题，提出解决问题的方针和政策。

    ３、抓难点，围绕一些涉及全局而没有解决的难题，反映探索解决的办法。即要注意反映本地区、本部门出现的典型经验，也要反映外省市或国外的好做法，还要反映上级有关部门的动态和理论上的探索。

    ４、抓疑点，围绕带有倾向性、苗头性的问题，反映分析预测可能出现的结果。这是领导进行超前决策，防患于未然，避免出现重大损失的基础。预测的内容包括政治、经济形势分析，本地区、本工作部门发展趋向展望，专项工作的预行方案和建议，干部群众的意向、要求和建议，等等。

    ５、抓警点，围绕已经发生或可能发生的对政治、经济和社会生产造成危害的事项和动态，迅速反映情况并建议采取得当的措施。主要是能够对重大灾情、疫情、案情、社情以及政治、经济动向等方面出现的一些问题采取积极的防范措施。

（二）注意提高信息的内在质量

    提高信息的效用、层次是目前信息工作中共同面临的问题。从目前情况看，就事论事、一事一报的信息比较多，综合分析的信息比较少。应当在此基础上，来加强信息的分析综合，向有深度、有广度、能够提示事物本质，并且有解决方案的高层次信息发展。一是发掘内容的革命性。把各地、各部门零散反映的信息通过分析，把共同的、本质的东西挖掘出来，形成一个统一的主题。这样面比较广，可以反映整个形势便于领导把握。二是延伸挖掘本质问题。对一些有一定价值但完整的信息，敏锐地抓住内容本质特征，补充内容，从定性和定量两个方面进一步挖掘，使原来的信息更加完整、真实。三是抓问题的代表性。对一些个别现象分析其核心问题的典型意义和与其他关联关系，找出对面上情况的代表性，使原来的微观信息上升为宏观信息。四是从当前现象中寻找对长远的影响。特别对一个重点问题，要分析综合的涝后影响，引起决策层的警觉。五是寻找问题的因果原因，从复杂的客观、主观条件中找到起关键作用的原因，为领导提出解决和就治措施提供依据。

（三）注意对信息采编的斟酌

    信息一经编发，就直接进入领导决策轨道。搞好采编斟酌，确保信息质量十分必要。一是斟酌层次。向谁报信息就要使信息处于谁的领导层次。看所编的信息是不是站在领导的高度，是否与领导站在同一层次来观察、分析问题。要把从自我出发变为从领导出发，告诉领导想知道，或者应该知道的东西，不能自以为是。要把从局部着眼变为从全局着眼，从下级着眼为上级着眼，从个虽领导角度必为整体领导角度。四是斟酌标题。现在信息量特别大，要吸引公务繁多的领导注重编发的信息，要在标题上作文章。好的题目可以标出信息内容，揭示其主题，点明其意义，让人看了以后，发人深省，很愿读。这要求选题目要确切，使标题和信息内容相符合，同时，标题要新颖，形象，给人留下难忘的印象。三是斟酌份量。从上报信息内容重与轻、点与面、急与缓、简与繁等方面看一看有没有采编的需要，有没有修改的价值，以及如何去修改，增加信息的份量。有些信息适当作上些背景介绍，能够使领导搞清楚事情的来龙去脉，进一步理解信息的价值。二是斟酌真实性。特别是反映一些重要情况的信息，一定将事情的缘由，问题的程度、性质搞清楚，决不能马虎大意。否则很容易给上级决策造成误导。五是斟酌文字。看文字上有无表述不准确、不客观的问题，看是否条理、简练、明快。

五、简报

（一）简报的格式结构

    简报的种类尽管很多，但其结构却不共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。

    简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。

    １、简报名称，印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。

    ２、期号，位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编，以免得不到“增刊”的单位误认“正刊”缺期而发生误会。

    ３、编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。

    ４、发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。

    报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。

    有些简报根据需要，还应标明密级，如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。

    报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发×××（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。

（二）简报的写作要求

    第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大，抓见徽知著的问题。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。比如灾害、事故等，直接关系到安定团结的政治局面和人民群众的切身利益。得到这类信息后，应迅速向领导报告。

    抓准问题，应该注意四点：１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不地个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的要作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。

    第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞“合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。

    第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该把服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。

    第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

    第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠 理论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。

（三）简报的选稿要求。

    选稿是机关文字工作中常涉及到的问题，但简报选稿最有代表性。选好稿子，必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则“有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子，需要注意四个问题：

    １、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上：一是对中央的方针政策，对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排，头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质，又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物，对各方面工作的变化和发展，对各式各样的信息，反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海，又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感，既能意识、鉴别，又能牢牢抓住不放，不让好的线索在自己手中白白放过。

    ２、看问题要有预见性。工作不是一成不变的，是在不断发展的。作为单位“机关报”的简报，要起到对工作的指导作用，就必须对工作的进程有预见性。也就是说，简报的编辑看问题、审稿子，不能只想到今天，只看到眼前，还是看到明天，还要想到工作的下步发展，这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验，抓住障碍事物发展的不良倾向，抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题，选择出有指导意义的简报来。

    ３、判断要准确。简报编辑的水平，在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲，做好稿子的选择工作，应从三个方面搞好判断：一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿，要对稿件的真实程度心中有数，对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准，写得也很清新，也有的来稿反映问题不突出，缺乏指导意义，简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的，是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂，往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了，对这种稿子，编辑要慧眼识货，能从璞玉中剖露出“和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿，事情是真实的，观点也是对的，但怎样刊发，什么时候刊发，有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子，在刊发时机上，是早发还是晚发“情况简报”，让大家都知道，还是发“情况反映”，只供领导参阅，不扩大宣传范围；在提法和措词上，掌握什么样的分寸、用什么样的口径，这些都需要简报编辑认真动一番脑筋，积极而稳妥地做出判断。

    ４、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些，但反映的问题都很重要，材料也是翔实的，就应该考虑编发。必要时，简报的编辑还可以亲自动手重写，决不要仅仅因为文字逊色了一点，就把一些很有价值的文稿抛弃。