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常用法定公文写作是机关文字工作中最常遇到的写作。要想搞好法定公文写作，必须把握住三个环节，即各种法定公文文种的特征、写作特点、确定文种的原则。关于怎样选择使用文种，第六章有详细的说明，在此仅简单讲讲常用文种的特征和写作特点。
法定公文要因事行文、因事确定文种，即按照行文主体的职责、行文的目的和要求选择适当的文种格式。要选择好行文文种格式，写好法定公文，必须熟悉各种公文文体的特点，掌握各种文种的用途、制发资格、行文方向、行政约束力等问题。在这个基础上区别出各文种之间的差异，表达特点等等。一般来讲，要达到以下五个目标。第一，学习掌握各种公文的基本特征，例如公文的分类、基本构成、主要标记、行文方向等，从基本特征上加深对公文的认识。第二，能够正确区分各种文种之间的区别，准确把握文种的功能和用途。第三，熟悉各种文种格式规范，避免张冠李戴的问题。第四，把握表达主题与各种文种的内在关系，了解各种文种所具有的特定表现力和特定的用途。第五，掌握各种文种的写作要点，把握准各种公文正文的基本写作方法。有了这五个方面作基础，一般来说常用法定公文的写作就不会有多少难题。
法定公文是机关工作中最常见的写作内容。由于这种公文比较规范，形式相对比较固定，用途也较为广泛，因而机关中几乎人人都会写，因此没有必要废更多的笔墨。但是，现在许多法定公文还存在不少问题，从具体情况分析，多数是属于对公文的特征和写作把握的还不是十分准确，这一点是值得强调一下，其它的不必再泛泛而谈。在此，仅以国家行政机关常用法定公文为线索，介绍一下各类文种的用途、特征和写作特点，算是对法定公文写作一种交代。
一、命令（令）
命令（令）主要用于国家高中级机关发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等。一般分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令、惩戒令等。命令一经发布立即发生效力。
１、公布令
用途：公布法律、法规、规章
制发资格：制发主体必须是具有制定、发布法律、法规、规章权的国家权力机关和行政机关，一般是市地以上中国家权力机关和行政机关。以权力机关或行政机关首长的名义发布。
行文方向：下行文，多级行文。一般无受文单位，向社会公布。
写作特点：公布令是法律、法规和规章付诸实施的形式，法律、法规和规章是公布令的内容，两者不可分割。公布令具有很强的强制性和法定效力。公布令写法一般比较简短，而公文的内容比较具体。
２、行政命令
用途：行政机关采取重大强制性行政措施。一般用于非常时期、非常事项，其他行政措施很少使用。
制发资格：一般是省以上高中级权力机关、行政机关及军事机关。一般以行政机关首长或行政机关名义下达。行政命令中央政府也常少用，地方行政机关更少用。
行文方向：下行文，多级行文。无受文单位，向社会公布。
写作特点：写法一般较为简短。但该文种强制性非常突出。
３、任免令
用途：发布任免总理、副总理、国务委员和各部部长、各委员会主任、行长、审计等中央国家机关正部级部门正职。
制发资格：国家主席。一般以主席令的形式发布。
行文方向：下行文，多级行文。无受文单位，向社会发布。
写作特点：经全国人大及其常务委会决定后行文。除上述职务外不使用任免令形式，国务院权限任免的工作人员使用“国务院任免人员”的形式公布，地方政府任免工作人员一般使用任免通知。任免令写法简短。
４、嘉奖令和惩戒令
用途：嘉奖令用于表彰奖励有重要突出贡献人员。惩戒令用于惩处工作中出现重大失误造成严重后果人员。
制发资格：一般为党政等中央国家机关，以机关首长名义发布。
行文方向：下行文，多级行文。无受文单位，向社会公布。
写作特点：写法较简短。中央各部门和地各级政府表彰人员一般不采用“命令”形式，使用决定、通报的形式。
二、指令
用途：发布指示性和规定性相结合的措施或要求。
制发资格：常为省以上高中级国家行政机关。
行文方向：下行文，多级行文。无受文单位，向社会发布。
写作特点：写法较详细，措词严肃、庄重，语言规范、严谨，行政强制性、指导性较强。
三、指示
用途：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
行文资格：常为省以上党政高中级机关。一般的以机关首长个人名义行文。
行文方向：下行文。有具体受文单位。
写作特点：写法较为详细具体。文种的指导性较强。
四、决定
用途：对重要事项或重大行动做出安排。具体是，用于对重要事项作出决策，对重大问题作出定论，对重大行动作出安排，对重要工作作出部署，对重大贡献表彰奖励。按内容和写法不同公为“处置性决定”、“公布性决定”和“部署性决定”。
“处置性决定”是处理、布置并告知具体事项的决定，如表彰先进、处理问题、设置机构、安排人事等。
“公布性决定”会议直接公布经会议通过的某个议案的具体内容的决定。
“部署性决定”是对重大行动作出安排的决定。
制发资格：一般为高中级权力机关、党政机关或经法定程序形成的会议。
行文方向：下行文。发送有一定范围。
写作特点：决定比较严肃、庄重，有较强的执行性。格式与其他不同。１、决定不抬头，发送单位或范围在文后。２、决定的时间用括号括在标题之下。３、鉴印在正文后在下方空白处，既不落款，也无时间。
五、决议
用途：向社会告知经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。按照内容和写法不同分为“认可性决议”和“阐述性决议”两种。“认可性决议”是会议对某些文件或议案进行审议、批准或评价，即认可的决议。“阐述性决议”是阐述某些结论具体内容的决议。
制发资格：经法定程序形成的会议、委员会会议及常设机构。
行文方面：下行文，多级行文。无发送单位，向社会发布。
写作特点：具有很强的认可性。不编号，不签印。认可性决议正文比较简短，用语简单明了。阐述性决议容量较大，写作上多种手法并用，既有事实的概述、又有理论分析，有的要对事物进行一系列评价和论断。
六、布告
用途：公布应当普遍遵守或周知的事项。
制发资格：各级国家权力机关、行政机关、司法机关、军事管制机关。
行文方向：具有多向性。一般不行文，利用其它形式向社会发布。
写作特点：带有一定的强制性，适用范围较广。写法严密准确，简短明了。
七、公告
用途：向国内外宣布重要事项。
制发资格：一般为高级国家权力机关、党政军机关。
行文方向：多级行文。无受文单位，通过新闻媒介向社会发布。
写作特点：内容简明扼要。一般不编文号。公告只是告知，没有普遍遵守的内容。
八、通告
用途：在一定范围内公布应当遵守和周知事项。
发制资格：各级行政机关、权力机关、团体及企事业单位。
行文方向：具有多向性。无受文单位，向社会发布。可以行文，也可以不行文。
写作特点：不抬头、不编文号、不签印、可联合行文。带有一定的限制性。
九、通知
用途：批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。按照内容性质和写作不同，通知分为四种：“批示性通知”、“指示性通知”、“布置性通知”和“告谕性通知”。
制发资格：各级党政军机关、各团体企事业单位。
行文方向：批示性、指示性和布置性通知属下行文，告谕性通知兼有多向性。
写作特点：（１）批示性通知标题三要素不可省略，发布、印发、颁布、转发、批转用辞要准确。若转发事由表述过长、繁琐，可采用原文编号加“文件”二要素组成，如《××省人民政府关于转发国发[1992]６号文件的通知》。正文一般较简短，但省级以下机关的批示性通知，常常要阐述原文的意义，提出具体意见、措施和要求。（２）指示性通知标题三要素不可省略，正文的写法采用“提出问题、分析问题、解决问题”的结构来写，语句多用祈使语气和说明语气。正文后落款发文机关名称。（３）布置性通知标题通常用二要素写法，即事由和文种两要素。内容写法，内容也是用原由和具体事项两部分组成，直接了当，明确具体，正后可落款行文单位名称，也可不写，只写行文时间。（４）告谕性通知标题三要素不可省略，内容简洁，写法多为“根据……做……”，这类通知一般不落款，只写发文时间。
十、通报
用途：表彰先进，批评错误，传达重要情况。按发文目的和内容可分为“表扬性通报”、“批评性通报”和“传达性通报”三种。
制发资格：各级党政机关
行文方向：下行文或平行文。表扬性通报和批评性通报，在文件规定层次和范围内发布。传达性通报有受文单位。
写作特点：（１）表扬性通报标题一般为三要素写法，亦可用两要素写法（正文后落款）。正文写法因背景和对象不同而不同。表彰先进人物“事迹”、“意义”、“作出决定并号召”三部分，表彰先进工作用“情况及做法、经验”、“学习要求”两部分。落款及成文时间有两个写法，一种是既落款又写成文时间；另一种是只写成文时间不落款（两要素标题必须落款）。还有把时间落在标题下的写法，正文后空白处鉴印。（２）批评性通报标题三要素一般不省略，正文后加落款，以示严肃。也有的将时间写在标题下，正文后在空白处鉴印。内容用直述式写法，由“情况介绍”、“做出处理”、“分析原因”、“提出要求”四个部分组成。（３）传达性通报标题一般为三要素写法，亦可省略。正文写法常为“介绍情况”、“分析情况”、“提出要求”的写作格式。
十一、报告
用途：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。按时间内容不同，分为“汇报性报告”、“反映性报告”、“回复性报告”、“随同性报告”四种。
制发资格：各级党政机关、各团体及企事业单位。
行文方向：上行文。常为一个受文单位，也可数个。
写作特点：报告的标题可三要素写法，也可两要素写法。正文后落款依据标题而定，三要素写法可不落，为严肃起见亦可落，两要素写法必须落款，而后落成文时间。正文写法：“一般性报告”因为都有叙述情况和提出意见两部分。“汇报性报告”因为要“汇”情况，因而一般篇幅较长，但都是由“情况”、“问题”、“意见”三个部分组成，根据行文内容要求对三个部分有所侧重；“反映性报告”用于反映特定情况、陈述意见或建议，因而正文由“情况”、“意见”（或建议）两个方面组成；“回复性报告”因是回答上级的报告，因而正文内容可多可少，没有具体的约定，写法有简有繁，上级询问什么就直接回答什么，若是上级责成办理或检查事项情况，就应按“情况”、“分析”、“意见”三个内容写；“随同性报告”因是以报送文件、物件的说明，因而就要写报送文件“原因”、“目的”、“过程”，有的再述意义，提出处理意见、措施和要求等，应因事而定。
十二、请示
用途：向上级机关请求指示、批准，也就是下级单位在工作中发生自己不能决定的重大问题、不属于本机关决定权限审批的事项、需要上级解决或帮助解决重大问题，以及对一些不明确问题向上级机关请示、请求批准指示。按内容性质分有“求示性请示”、“求助性请示”和“求准性请示”三种。
制发资格：除最高党的领导机关、国家权力机关之外的各级党政军机关、团体、企事业单位。
行文方向：上行文。一般为一个受文单位。
写作特点：请示应一文一事。标题可用三要素写法，亦可两要素写法。主送机关只可写一个上级机关，其余有关的单位用“抄报”方式。正文写法一般为请示的目的或原由，请示具体事项及要求，结语三部分组成。标题是两要素的，正文后要落款；标题是三要素的可不落款，但都要写成文时间，加盖公章。
十三、批复
用途：上级机关答复请示事项。
制发资格：各级政府及在某个方面具有某些权限的机关部门。
行文方向：下行文。
协作特点：批复是专门针对请示的答复，标题一般用规范的三要素写法，常用“关于同意”引出事由。批复的主送机关只有一个，其余可用“抄送”形式。正文一般由“引语”、“答复意见”两部分组成，也有加“结论”三个部分组成的。批复不论标题怎样，都要先落款，后写成文时间并加盖公章。
十四、函
用途：上下级之间、平行机关或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。按照内容性质不同分为商洽函、请示函、询问函、告知函和答复函多种。按行文方向又都可分为去函和复函两种。
制发资格：各级党政军机关、团体、企事业单位。
行文方向：具有多向性，往复性。
写作特点：函具有极大的适应性和灵活性，但执行性、强制性较弱。去函，即主动给对方的函，标题一般用两要素写法，正文一般都用“事项”、“要求”两个基本部分来写，除告知函外还要提出“请复函”之类的“结语”。复函标题可用三要素写法，也可用两要素写法，受文单位就是来文单位，其余为抄送。正文一般用“引语”和“答复意见”两部分组成，函一般要落款，然后写上成文时间，并加盖公章。
十五、会议纪要
用途：记载和表达会议主要精神和议定事项。比较重要的会议的主要精神和议定事项需要传达时，一般都用会议纪要来行文。根据内容不同，会议纪要可分为“传达性会议纪要”和“指示性会议纪要”两种。
制发资格：各级会议或会议组织机关。
行文方向：有限制的多向性。
写作特点：标题一般都为会议名称加“纪要”两字。正文写法要因会议内容要求而定。“传达性会议纪要”主要用于传达会议有关精神，因而用“会议情况”加上“主体”两部分，“指示性会议纪要”是通过会议纪要形成贯彻有关原则、政策、意见等，正文由“前言”和“主体”两部分组成。不论那种会议纪要，前言中都应简明扼要写出开会依据、目的、时间、名称、参加人员的范围和人数，出席领导、到会讲话人、主持人及会议的基本议程、主要收获。会议纪要行文常有这样几种形式。一是以会议纪要为文件，以机关名义直接行文；二是以机关名义，以通知为文种印发会议纪要；三是以会议纪要作文件头印发会议内容。会议纪要一般不落款，不写成文时间，也不鉴印。
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